Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

[Vor- und Nachname]
[Straße und Hausnummer], [PLZ und Ort], Deutschland
E-Mail: [kontakt@example.com]

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, gewählte Sprache, Zeitpunkt der Einwilligung.
• Profildaten (freiwillig): Name, Anschrift, Telefonnummer — für den Briefkopf nach DIN 5008.
• Adressbuch (freiwillig): Einträge zu Behörden, Unternehmen und anderen Absendern — Art, Bezeichnung, Anschrift, Kundennummer, E-Mail-Adresse der Stelle und ggf. Ansprechpartner. Die E-Mail-Adresse dient nur Ihrer Information — wir versenden keine E-Mails an Behörden. Sie legen die Einträge selbst an oder übernehmen sie mit einem Klick aus einem erkannten Brief. Enthält ein Eintrag den Namen einer natürlichen Person (etwa einer Sachbearbeiterin oder eines privaten Vermieters), verarbeiten wir diesen ausschließlich, um Ihre Briefe an diesen Empfänger zu adressieren.
• Hochgeladene Briefe: Fotos/PDF-Dateien, der daraus erkannte Text sowie erstellte Erklärungen und Antwortentwürfe. Briefe können sensible Angaben enthalten (z. B. zu Sozialleistungen oder Gesundheit); sie werden ausschließlich zur Erbringung des Dienstes verarbeitet.
• Fragen zum Brief und Fragen an den Assistenten: Ihre Fragen und die dazu erzeugten Antworten. Sie werden bei uns überhaupt nicht gespeichert — der Verlauf existiert nur im Tab Ihres Browsers und verschwindet, sobald Sie ihn schließen. Die Frage selbst läuft im Moment der Beantwortung über unseren Server und den KI-Anbieter (Abschnitt 5), gelangt aber weder als Frage noch als Antwort in unsere Datenbank.
• Gedächtnisstütze zum Geheimnis (freiwillig): ein kurzer, von Ihnen verfasster Hinweis, der Ihnen beim Entsperren angezeigt wird. Er wird unverschlüsselt gespeichert — Näheres in Abschnitt 6.
• Probebrief ohne Registrierung (falls Sie den Dienst ohne Konto testen): der hochgeladene Brief wird ausschließlich für die Dauer der jeweiligen Anfrage verarbeitet und nicht gespeichert; bei uns bleibt nur eine anonyme Zeile im Nutzungsprotokoll. Einzelheiten in Abschnitt 7.
• Newsletter (freiwillig): E-Mail-Adresse, Sprache der Oberfläche, Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung — nur, wenn Sie das entsprechende Kästchen angekreuzt und die Anmeldung bestätigt haben. Einzelheiten in Abschnitt 8.
• Nutzungsdaten: Umfang der KI-Nutzung (Token-Zähler) zur Missbrauchs- und Kostenkontrolle.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Dienstes (Texterkennung, Erklärung, Antworterstellung, PDF) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) für Inhalte der hochgeladenen Briefe.
• Anmeldung per E-Mail-Link (Magic Link) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Führung des Adressbuchs (Empfängerdaten für Ihre Briefe) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Testen ohne Registrierung (Probebrief) — Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie vor dem Hochladen erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• Newsletter über neue Funktionen — Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bestätigt im Double-Opt-In-Verfahren.
• Missbrauchs- und Kostenkontrolle (Nutzungslimits) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Auftragsverarbeiter — Verarbeitung nur in der EU

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting.
• Mistral AI SAS (Frankreich) — Texterkennung (OCR) und KI-gestützte Texterstellung. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Brevo (Sendinblue GmbH, Deutschland/Frankreich) — Versand der Anmelde-E-Mails.

5. Speicherdauer

• Hochgeladene Dateien werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Briefe und Antworten können Sie jederzeit selbst löschen.
• Einträge im Adressbuch unterliegen nicht der 30-Tage-Frist: sie sind Ihre eigenen Nachschlagedaten und bleiben gespeichert, bis Sie den Eintrag oder Ihr Konto löschen.
• Chat-Verläufe (Fragen zum Brief und Fragen an den Assistenten) speichern wir gar nicht: sie existieren nur im Browser-Tab und verschwinden, sobald Sie ihn schließen.
• Konto- und Profildaten speichern wir, bis Sie Ihr Konto löschen. Mit dem Konto werden auch Briefe, Antworten und das Adressbuch gelöscht.
• Beim Testen ohne Registrierung entfällt die Frage nach der Speicherdauer: Brief, Antwort und Fragen werden gar nicht erst gespeichert (Abschnitt 7).
• Newsletter-Anmeldungen speichern wir bis zu Ihrer Abmeldung; die Abmeldung löscht Ihre Adresse vollständig.

6. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Die Inhalte Ihrer Briefe werden auf Ihrem Gerät verschlüsselt, bevor sie bei uns gespeichert werden. Der Schlüssel wird aus Ihrem Geheimnis (selbst gewählter Satz oder generierter Notfallschlüssel) auf Ihrem Gerät abgeleitet und niemals an uns übertragen. In unserer Datenbank und in unseren Backups liegt ausschließlich Chiffretext.

Verschlüsselt gespeichert werden: Scans und Seitenbilder, erkannter Text, Übersetzung und Erklärung, erstellte Antworten, Adressbuch sowie Ihre Absenderdaten (Name, Anschrift, Telefon). Unverschlüsselt bleiben technische Angaben, die wir für den Betrieb brauchen: E-Mail-Adresse (Anmeldung), Zeitstempel, Status, Speicherfrist und das Datum einer erkannten Frist — Letzteres ausschließlich, damit wir Sie ohne Zugriff auf den Inhalt an die Frist erinnern können.

Wichtige Einschränkung: Verschlüsselt ist die Speicherung. Für die Texterkennung und für jede KI-Anfrage muss der Text auf Ihrem Gerät entschlüsselt und an unseren Server übermittelt werden; dort wird er für die Dauer der Anfrage verarbeitet und anschließend nicht gespeichert. Wir sagen deshalb: wir können nicht lesen, was wir speichern — nicht, dass wir Ihre Daten nie sehen.

Verlieren Sie Ihr Geheimnis, können die gespeicherten Inhalte von niemandem wiederhergestellt werden — auch nicht von uns. In diesem Fall können Sie die verschlüsselten Daten löschen und neu beginnen.

Zu Ihrem selbst gewählten Satz können Sie freiwillig eine kurze Gedächtnisstütze hinterlegen. Diese wird unverschlüsselt gespeichert, ist für uns lesbar und wird jedem angezeigt, der Ihre Entsperrseite in einer angemeldeten Sitzung öffnet. Sie ist optional; das Geheimnis selbst gehört nicht hinein. Sie entfällt beim Löschen des Kontos und beim Zurücksetzen der Verschlüsselung.

Der abgeleitete Schlüssel liegt auf Ihrem Gerät (IndexedDB des Browsers). Beim Abmelden löschen wir ihn standardmäßig. Sie können beim Abmelden ausdrücklich wählen, dass er auf diesem Gerät erhalten bleibt, damit Sie Ihr Geheimnis nicht erneut eingeben müssen; diese Entscheidung wird nur lokal im Browser dieses Geräts vermerkt und nicht an uns übertragen. Auf gemeinsam genutzten Rechnern sollten Sie sie nicht treffen.

7. Testen ohne Registrierung (Probebrief)

Sie können einen Brief vollständig testen, ohne ein Konto anzulegen: Texterkennung, Übersetzung, Erklärung, Antwortentwurf, PDF und Fragen zum Brief. Für diese Funktion gelten eigene Regeln:

• Wir speichern den Inhalt nicht. Datei bzw. Text werden ausschließlich für die Dauer der jeweiligen Anfrage verarbeitet; ein Brief-Datensatz entsteht in unserer Datenbank gar nicht erst. Wir sagen deshalb nicht „wir löschen nach 30 Tagen", sondern „wir haben nichts zu löschen".
• Der Brief liegt nur in diesem Browser-Tab (Sitzungsspeicher), damit er zwischen den Schritten erhalten bleibt. Schließen Sie den Tab, ist der Brief weg; spätestens 24 Stunden nach der letzten Nutzung wird er automatisch gelöscht — wichtig vor allem auf gemeinsam genutzten Geräten. Zusätzlich können Sie ihn jederzeit mit einer Schaltfläche selbst löschen. Ein anderer Tab, gelöschte Browserdaten oder ein Gerätewechsel bedeuten dasselbe: der Brief ist unwiederbringlich verloren — wir haben keine Kopie.
• Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung vor dem Hochladen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar; da nichts gespeichert wird, endet die Verarbeitung ohnehin mit der jeweiligen Anfrage.
• Bei uns bleibt ausschließlich eine anonyme Zeile im Nutzungsprotokoll: Art des Aufrufs, verwendetes KI-Modell, Anzahl der Token bzw. Seiten, Zeitpunkt und eine zufällige Kennung des Testlaufs — ohne Inhalt, ohne Datei, ohne E-Mail-Adresse. Zweck ist die Kosten- und Missbrauchskontrolle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Ihre IP-Adresse verwenden wir dabei nur flüchtig im Arbeitsspeicher für Tageslimits (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und speichern sie hierfür nicht dauerhaft.
• Keine Wiedererkennung: Wir setzen kein Fingerprinting ein und erstellen kein Profil. Ein anderer Browser oder gelöschte Browserdaten ergeben einen neuen Testlauf.
• Kopie per E-Mail (freiwillig): Am Ende können Sie sich den fertigen Brief als PDF an eine selbst angegebene Adresse senden lassen. Diese Adresse verwenden wir ausschließlich für diesen einen Versand und speichern sie nicht.

8. Neuigkeiten zum Dienst (Newsletter)

Am Ende des Probebriefs können Sie freiwillig ankreuzen, dass wir Sie über neue Funktionen informieren dürfen. Nur dieses Ankreuzen speichert Ihre E-Mail-Adresse; das Kästchen ist nicht vorausgewählt.

Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren: Ihre Adresse wird zunächst als unbestätigt gespeichert, wirksam wird die Anmeldung erst mit dem Klick auf den Bestätigungslink. Diesen Link versenden wir nicht in einer zusätzlichen Nachricht, sondern in derselben E-Mail, mit der Sie Ihren Brief erhalten. Ohne Bestätigung senden wir Ihnen nichts.

Gespeichert werden E-Mail-Adresse, Sprache der Oberfläche sowie die Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar: Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink, und die Abmeldung löscht Ihre Adresse vollständig — wir führen keine Sperrliste.

9. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: Sitzungs-Cookie (Anmeldung) und Sprach-Cookie (gewählte Oberflächensprache). Beim Testen ohne Registrierung kommt ein weiteres hinzu (Laufzeit ein Jahr); es enthält nur eine zufällige Kennung des Testlaufs und stellt sicher, dass je Browser ein Probebrief gewährt wird. Technisch notwendig ist ebenso die Ablage des Probebriefes im lokalen Speicher Ihres Browsers — ohne sie könnten wir Ihnen den Brief zwischen den Schritten nicht zeigen, weil wir ihn nicht speichern. Beides ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und daher einwilligungsfrei. Kein Tracking, keine Werbe-Cookies.

10. E-Mails, die wir versenden

Wir versenden Service-E-Mails im Rahmen der Nutzung: den Anmeldelink, eine Erinnerung an eine im Brief erkannte Frist sowie einen Hinweis, bevor der Inhalt eines Briefes nach Ablauf der Speicherfrist gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Erinnerungen entfallen, sobald Sie den Fall als erledigt markieren oder den Brief löschen.

Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch senden wir Ihnen außerdem eine Kopie eines fertigen Briefes an die von Ihnen angegebene Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. b DSGVO). Werbliche E-Mails senden wir nur an Adressen, deren Anmeldung zum Newsletter bestätigt wurde (Abschnitt 8).

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Kontakt: [kontakt@example.com].